Licitaciones Internacionales

Tradicionalmente, una empresa que aborde un proceso de internacionalización comenzará, en la mayor parte de los casos, por la búsqueda de clientes extranjeros a los que vender sus productos o servicios.

Sin embargo, existe otra forma de iniciar el proceso de expansión internacional, que poco a poco va siendo más conocida, las licitaciones internacionales. Son mecanismos por medio de los cuales los Organismos y las Instituciones Multilaterales de Desarrollo ponen en práctica sus políticas de cooperación con los países menos favorecidos en los que despliegan sus actuaciones. Todas estas organizaciones multilaterales reciben fondos de los países desarrollados que las integran para llevar a cabo, en colaboración con las agencias ejecutoras de los estados beneficiarios, los proyectos de cooperación que tienen como objetivo ayudar a reducir la pobreza y a alcanzar un desarrollo sostenible.

El problema fundamental reside en que preparar estos proyectos internacionales no es nada fácil, requieren estrategia, entrenamiento, flexibilidad, coordinación entre todas las partes y mucha paciencia y trabajo. Se necesitan especialistas adecuados, ya que a lo largo de todo el proceso surgen infinidad de trabas, trabas que sin una buena resolución, pueden dar al traste con todo el proyecto.

La ventaja es que realizado el aprendizaje hay trabajo seguro y pagado por mucho tiempo. Tardará un tiempo en entrar en la primera lista corta, y más tiempo en ser el adjudicatario de un contrato, pero una vez dentro, es un círculo del cuál es muy “difícil” salir.

Por último, quiero compartir con vosotros los doce mandamientos de las licitaciones multilaterales desarrollado por Julio Fuster:

1. Desarrollar procesos y documentos estándares en la empresa o institución para licitar y gestionar los proyectos eficientemente.

2. Reajustar el alcance y plan de proyecto reales con el cliente al inicio de la ejecución.

3. Introducir flexibilidad en el cronograma real, pero llevar un seguimiento cercano y negociar periódicamente las tareas e hitos.

4. Incentivar al equipo residente y local de gestión del proyecto o programa, para ahorrar costes en la ejecución.

5. Fijar indicadores internos de calidad, aparte de los contractuales que exige el organismo contratante.

6. Motivar al coordinador residente del proyecto, sea internacional o local, e infundir espíritu de equipo a todos los miembros del proyecto – incluso los virtuales.

7. Analizar y asumir las diferencias culturales (entre países y los socios).

8. Realizar análisis de riesgos periódicamente, y revisar las acciones de mitigación si son todavía válidas.

9. Conocer las reglas de adquisiciones del organismo financiador e identificar subcontratistas especializados para complementar nuestro equipo.

10. Consolidar la actividad en la empresa estableciendo una unidad de seguimiento y apoyo a proyectos (Project Management Office o PMO).

11. Las PYMES que quieran licitar recurrentemente deberán establecer consorcios estables a medio plazo.

12. No tirar la toalla por una serie de propuestas perdidas o proyectos no rentables; analizar causas y cambiar de táctica o de socios.

La doble cara de las Ferias Internacionales

Es de sobra sabido que las ferias internacionales son un gran escaparate comercial y un medio de comunicación a la hora de buscar nuevas oportunidades de negocio, encontrar clientes potenciales y afrontar la entrada a distintos mercados internacionales. Ahora bien, hay que tener siempre presente, que es la oportunidad idónea por parte de nuestra competencia para realizar "Benchmarking desleal", es decir, pasarse por nuestro stand para obtener información de primera mano de la forma de operar, precios, plazos, condiciones, etc... con la que ofrecemos los productos en los distintos mercados.

Por lo tanto es necesario planificar estrictamente la forma de acudir a las ferias internacionales para que obtengamos beneficio de la inversión realizada. Acudir a cualquier feria internacional, sea del sector que sea, requiere un gran esfuerzo, tanto de tiempo como económico, sobre todo provoca un gran desconcierto el desconocimiento que genera enfrentarse a algo nuevo, por lo que resulta casi necesario acudir previamente a la feria como visitante, para poder definir los materiales que vamos a necesitar, el tamaño y posición del stand, los principales clientes, competidores, conocer la ciudad, y demás entresijos que nos planteamos a la hora de ir por primera vez a una feria.

Una vez analizado el potencial de la feria a la que queremos asistir, planificamos el evento distinguiendo entre: el antes, el durante y el después. 

Antes: La empresa debe de establecer los objetivos de participación, fijar el presupuesto y establecer su estrategia de penetración o consolidación en el mercado. Este proceso se debería iniciar con al menos 6 meses de antelación, con el inicio de los estudios previos de mercado, preparación de las las muestras y de todas las estrategias de Marketing a utilizar

• Marcar los objetivos
• Estudiar la inversión a realizar, tamaño y posición del stand así como personal necesario
• Búsqueda de apoyos de instituciones
• Enviar un mail a nuestros contactos invitándolos a que visiten nuestro stand, o bien concertar entrevistas con ellos aprovechando nuestra estancia en el país.
• Realizar un estudio de mercado.
• Realizar un estudio exhaustivo de la feria en cuestión (fecha, lugar, coste de alquiler, servicios disponibles, transportes, materiales de promoción ofrecidos, logística en el país, elaboración de tarjeta de visitas, etc...)

Durante: Teniendo en cuenta que lo más importante en una feria es el número de contactos obtenidos y la calidad de los mismos, es importante realizar correctamente la aproximación a un potencial cliente, sabiendo que se tienen aproximadamente unos 7 segundos para llamar la atención del mismo, por lo que se debe mostrar confianza, amabilidad, e informar con rapidez y de forma breve y concreta. 

• Ser amable: La cortesía es imprescindible para la buena predisposición del cliente. (Hay que recibir con una sonrisa y dar las gracias por su visita).
• Tener una actitud positiva.
• Buena apariencia: Es importante proyectar una imagen armoniosa de éxito de todo el equipo que conforma el stand.
• Conocer la competencia: Estar bien informados de sus productos , precios, condiciones...Aprovechar la oportunidad que se nos plantea para realizar Benchmarking.
• Conocer los productos: Hay que estar al día de todo lo que ofrece la empresa, el público querrá conocer hasta el último detalle de tus productos.
• Realizar fichas de visitante donde aparezcan datos significativos (email, teléfono de contacto, empresa) e indicar si aparentemente son clientes potenciales y lo que demandaban, porque al pasar los días sólo quedará una lista con muchos nombre sin saber realmente cuáles eran los interesantes.

Después: El éxito de la feria requerirá del esfuerzo y del trabajo que se ha realizado con anterioridad y sobre todo el que se realice después de la feria. Acciones como el agradecimiento, seguimiento y control de todos los contactos realizados durante la feria, son claves para obtener contactos claves con los que empezar nuevas actividades comerciales.

Para finalizar me gustaría compartir con vosotros una página en la cual se puede calcular y evaluar, con relativamente poco esfuerzo, las participaciones en ferias ya efectuadas como las planificadas. La herramienta en cuestión se llama MNC (Medidor de Rentabilidad Ferial) y se encuentra en el siguiente enlace: www.auma-ferias.com

Un Mercado Global, al alcance de nuestras manos:

Hoy en día, estamos acostumbrados a escuchar noticias tales como que el comercio exterior, (que incluye tanto a las exportaciones como a las importaciones), son las que están llevando a las economías mundiales a salir hacia adelante. 

Teóricamente todo está muy bien, sabemos que el camino para salir de la situación actual pasa por el comercio exterior, pero a la hora de la verdad, cuando nos disponemos a realizar una operación internacional, nos surgen millones de dudas que sin ayuda son muy difíciles de solventar.

A lo largo de este blog, que nace hoy, espero ser capaz de poder aclarar todo tipo de dudas comunes que pueden surgir en las operaciones internacionales.

Y recuerda, en este apasionante viaje del comercio internacional no existen fronteras, las únicas barreras nos las ponemos nosotros mismos, así que deja fuera de la maleta tus miedos y a #EXPORTAR!!!